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Avez-vous déjà pris le temps d'analyser la signature de courriel de votre entreprise? Nous envoyons en moyenne une trentaine de courriels professionnels par jour. Nous consacrons beaucoup de temps et d'énergie à leur rédaction pour qu'ils soient parfaits et exempts de fautes. Votre signature accompagne chaque courriel, mais avez-vous pris le temps de la peaufiner aussi? Voici donc 6 erreurs fréquentes commises dans les signatures de courriel pour vous aider à améliorer la vôtre!

 

1. NE PAS INCLURE LES BONNES INFORMATIONS

Avant de dresser la liste des informations que doit contenir votre signature de courriels, définissons d'abord sa fonction. Votre signature sert avant tout à faire connaître votre identité professionnelle et les principaux moyens d'entrer en contact avec vous. Ce n'est ni un outil publicitaire ni un journal intime. On ne devrait donc pas y retrouver des messages publicitaires ou des citations, aussi inspirantes soient-elles.

Quelles informations devraient contenir votre signature? Voici la liste:

  • Votre nom complet
  • Votre titre professionnel
  • Votre numéro de téléphone principal et votre numéro de téléphone mobile au besoin
  • Le nom ou le logo de l'entreprise: Si vous optez pour le logo de votre entreprise, cette image ne devra pas être jointe au courriel, mais hébergée sur le web. Il sera question de ce point plus loin dans cet article.
  • Un lien vers le site internet de l'entreprise: Placez ce lien sur le nom ou le logo de votre entreprise ou utilisez l'URL la plus courte possible, par exemple: globalia.ca plutôt que http://www.globalia.ca/fr/. 
  • Des liens vers les médias sociaux sur lesquels on peut vous suivre ou suivre votre entreprise: La façon la plus efficace de placer des liens vers vos médias sociaux est d'utiliser des icônes ou des URL très courtes, par exemple: twitter.com/GlobaliaWeb. N'intégrez les médias sociaux dans votre signature que si c'est un moyen réel de communiquer avec vous professionnellement ou de suivre le travail de votre entreprise. Évidemment, ne liez pas des médias sociaux sur lesquels vous êtes peu ou pas actifs.

Et c'est tout. Tout le reste est superflu! Vous devez donc résister à la tentation d'inclure d'autres éléments comme ceux-ci:

  • Votre adresse courriel: N'est-ce pas redondant d'inclure votre adresse courriel au bas des courriels que vous envoyez à partir de cette même adresse? Si vous pouviez connaître le nombre de personnes qui cliquent sur votre adresse courriel dans votre signature, vous réaliseriez que personne ne clique dessus. Retirez-la pour faire de la place aux informations pertinentes.
  • Un numéro de télécopieur: L'ère du télécopieur est loin derrière! Quiconque voudrait vous faire parvenir un document le fera par courriel, et le résultat sera bien plus fiable et de bien meilleure qualité. Bref, vous ne voudriez surtout pas offrir l'option du télécopieur dans les meilleurs moyens de communication pour vous rejoindre!
  • Tout autre message exclusivement motivationnel ou inspirant.Perseverance.jpg

Moi aussi, je trouve ces citations bien inspirantes, mais de grâce, gardez-les pour votre Pinterest!

Enfin, vous pourriez ajouter un élément visuel à votre signature, dont l'objectif est de promouvoir une campagne marketing web et générer des visiteurs qualifiés sur votre site internet. Dans ce cas, optez pour un visuel attrayant, mais discret et n'oubliez pas de suivre les clics sur ce lien à l'aide d'un code UTM.

 

2. Inclure les images en pièce jointe au courriel

Nous l'avons vu, il est tout à fait acceptable d'insérer des images dans une signature de courriel. Attention toutefois, il n'y a qu'une bonne façon de le faire: héberger les images sur le web.

Vous avez surement déjà vu une tonne de pièces jointes correspondant à des éléments de signatures accompagner un échange de courriel. Si vous copiez et collez une signature dans votre logiciel de gestion de courriel, c'est ce qui se produira et les images seront placées en pièces jointes.

La bonne pratique est donc d'héberger vos images sur le web, idéalement dans un environnement que vous contrôlez, comme celui de votre site internet. Ainsi, au lieu d'insérer l'image directement, vous intégrerez plutôt un lien vers une image sur le web.

 

3. Utiliser des polices spéciales, qui ne sont pas "web safe"

Pour que votre signature de courriel s'harmonise à votre image de marque, vous pourriez être tenté d'utiliser une police particulière, que vous utilisez ailleurs sur vos cartes professionnelles ou dans vos publications. Attention, si cette police n'est pas une police standard web, ceux qui liront votre courriel et qui ne possèdent pas cette police ne la verront tout simplement pas. Votre ô-combien-magnifique-police pourrait donc être remplacée par un triste Courrier New.

Choisissez donc une police parmi les polices standards web et utilisez-la dans toute votre signature.

 

4. Utiliser une image pour votre signature complète

Voilà une tendance qu'on a vue apparaître il y a plusieurs années, et heureusement disparaitre progressivement. Pour avoir un contrôle total sur l'affichage de votre signature, vous pourriez croire qu'insérer tous les éléments dans une image est la solution idéale. Pourtant, il y a plusieurs raisons pour lesquelles vous ne devriez pas envisager cette option.

D'abord, lorsque vous souhaiterez modifier votre signature, vous devrez toujours modifier l'image et la remplacer, ce qui peut vite devenir une lourde tâche si vous devez le faire pour 80 employés! Ensuite, si quelqu'un voulait copier et coller vos informations pour les transmettre à quelqu'un, il ne pourrait pas le faire. Dommage! Enfin, la plus importante selon moi: qu'arrivera-t-il si l'url de votre image change qu'elle ne s'affiche plus? Toute votre signature deviendra une image non trouvée:

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5. Inclure UN AVIS de confidentialité INTERMINABLE

Vous l'aurez compris, une signature de courriel doit être brève et elle ne doit contenir que les informations essentielles. Il n'est pas nécessaire que votre signature contienne un avis de confidentialité. D'ailleurs, de nombreux experts affirment que cet avertissement n'a aucune valeur légale. On le qualifie même de "nuisance de la viemoderne de bureau" dans cet article de The Economist.

Néanmoins, si vous communiquez des renseignements confidentiels par courriel, le Barreau de Montréal recommande d'indiquer clairement la mention "confidentiel" dans l'objet de vos courriels afin que le destinataire soit informé de la nature confidentielle des informations avant d'en prendre connaissance. 

 

6. Ne pas tester votre signature sur toutes les plateformes

Votre signature est complète? Avant de crier victoire, prenez le temps de tester le résultat sur le plus grand nombre d'appareils et de logiciels de courriels possible. Les appareils et les logiciels évoluent constamment alors surtout, restez à l'affut des plateformes de courriels les plus populaires.

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Source: Litmus

À quoi ressemble donc la signature parfaite? Il n'en existe pas qu'un seul modèle. Votre signature doit avant tout bien représenter votre entreprise par sa qualité et contenir les informations essentielles pour vous joindre. Voici un exemple de signature simple que vous pouvez utiliser.

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Le code source de cet exemple est disponible ici. N'hésitez pas à vous en inspirer pour créer vos propres signatures!

 

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